“以專業(yè)之心，筑品質(zhì)服務(wù)”，作為中國(guó)物業(yè)行業(yè)百?gòu)?qiáng)企業(yè)，之平物業(yè)自 2004 年成立以來(lái)，始終以專業(yè)服務(wù)深耕物業(yè)管理領(lǐng)域，業(yè)務(wù)覆蓋全國(guó) 14 個(gè)區(qū)域超 200 個(gè)項(xiàng)目。然而在行業(yè)增速放緩、存量競(jìng)爭(zhēng)加劇的背景下，其傳統(tǒng)管理模式逐漸顯露出多重瓶頸：全國(guó) 175 家組織的檔案依賴紙質(zhì)打印裝訂，重慶倉(cāng)庫(kù)的跨區(qū)域管理導(dǎo)致倉(cāng)儲(chǔ)與郵寄成本高企，人工整理效率低下且出錯(cuò)率達(dá) 5%；收入結(jié)構(gòu)過度依賴物業(yè)費(fèi)，增值服務(wù)與公共資源運(yùn)營(yíng)價(jià)值待挖掘；人力成本占比超 60%，設(shè)施維護(hù)被動(dòng)響應(yīng)推高應(yīng)急支出；多系統(tǒng)數(shù)據(jù)孤島問題突出，跨區(qū)域?qū)徟c檔案調(diào)閱耗時(shí)費(fèi)力，難以支撐規(guī)模化擴(kuò)張需求。合思為物業(yè)行業(yè)定制的數(shù)字化解決方案，為之平物業(yè)構(gòu)建起從業(yè)務(wù)場(chǎng)景到管理效能的全鏈條升級(jí)路徑。
在檔案管理方面，通過深度集成金蝶云星空、合同供應(yīng)鏈系統(tǒng)，合思電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)自動(dòng)采集 20.6 萬(wàn)張記賬憑證、12.7 萬(wàn)張銀行回單等數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn) “業(yè)務(wù)發(fā)生即數(shù)據(jù)歸檔”，其中采購(gòu)場(chǎng)景中采購(gòu)合同、訂單、入庫(kù)單、發(fā)票等全流程數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，借助 OCR 技術(shù)自動(dòng)識(shí)別發(fā)票信息并查重驗(yàn)真，異常單據(jù)自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警以確保四單一致性，報(bào)銷場(chǎng)景下人人報(bào)銷數(shù)據(jù)同步至檔案系統(tǒng)，員工移動(dòng)端提交報(bào)銷單后系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)消費(fèi)記錄與電子發(fā)票，實(shí)現(xiàn) “消費(fèi)即歸檔” 并徹底告別傳統(tǒng)繁瑣流程。
系統(tǒng)上線后，之平物業(yè)的管理效率發(fā)生質(zhì)的飛躍，15 人檔案團(tuán)隊(duì)工作量減少 70%，憑證整理時(shí)間從 2 小時(shí)縮短至 10 分鐘，跨區(qū)域查詢與審計(jì)調(diào)閱實(shí)現(xiàn) “秒級(jí)響應(yīng)”，單套制管理使紙質(zhì)檔案打印量減少 80%、年節(jié)省紙張超 90 萬(wàn)張，費(fèi)用報(bào)銷周期從 5 天縮短至 2 天，財(cái)務(wù)審核工作量減少 60%，銀企直聯(lián)付款準(zhǔn)確率達(dá) 100%。數(shù)據(jù)賦能層面，系統(tǒng)內(nèi)置四部委電子檔案管理規(guī)范，自動(dòng)校驗(yàn)檔案合規(guī)性使發(fā)票重復(fù)報(bào)銷等風(fēng)險(xiǎn)降低 95%，通過區(qū)塊鏈技術(shù)存證公共收益數(shù)據(jù)確保審計(jì)可追溯，全業(yè)務(wù)鏈數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)實(shí)時(shí)生成費(fèi)用報(bào)銷趨勢(shì)等分析報(bào)表，推動(dòng)公共能耗成本下降 8%、采購(gòu)成本降低 5%，截至 2024 年底 18 萬(wàn)份附件歸檔準(zhǔn)確率達(dá) 99.9%。
在收入側(cè)數(shù)字化管理層面，合思也積極助力志平物業(yè)構(gòu)建多元收入體系：通過合思商城聚合家政、托育、維修等高頻生活服務(wù)，打造 “物業(yè) + 生活服務(wù)” 生態(tài)。針對(duì)公共資源運(yùn)營(yíng)場(chǎng)景，系統(tǒng)通過臺(tái)賬實(shí)時(shí)追蹤廣告位、車位、快遞柜等租賃數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成收益報(bào)表并公示，如電梯廣告收入通過合同管理模塊自動(dòng)關(guān)聯(lián)訂單與收款記錄，收入透明度提升后業(yè)主投訴率下降 40%。此外，系統(tǒng)支持政府補(bǔ)貼及專項(xiàng)收入管理，助力企業(yè)申報(bào)保障房補(bǔ)貼、綠色社區(qū)獎(jiǎng)勵(lì)，探索 “物業(yè) + 養(yǎng)老”“物業(yè) + 社區(qū)治理” 等融合模式，拓寬收入來(lái)源。
支出側(cè)管理中，合思聚焦成本精細(xì)化控制：針對(duì)人力成本占比高的痛點(diǎn)，系統(tǒng)支持非核心業(yè)務(wù)（如保潔、綠化、電梯維保）外包管理，通過競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)流程降低外包成本 10%-15%，同時(shí)建立外包合同臺(tái)賬實(shí)現(xiàn)費(fèi)用動(dòng)態(tài)管控；內(nèi)部通過 “師徒制” 培訓(xùn)體系及企業(yè)文化建設(shè)，將年均離職率從 25% 降至 18%，招聘成本減少約 5 萬(wàn)元 / 年。在設(shè)施維護(hù)領(lǐng)域，通過設(shè)備全生命周期管理臺(tái)賬，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)傳感器實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)電梯、消防設(shè)備狀態(tài)，以預(yù)防性維護(hù)（如電梯每月 2 次維保）替代應(yīng)急維修，設(shè)備故障率下降 30%，維修成本降低 25%，且維保工單自動(dòng)觸發(fā)、記錄實(shí)時(shí)上傳，確保合規(guī)性。針對(duì)零星采購(gòu)墊資及備用金管理難題，系統(tǒng)建立備用金與借款臺(tái)賬，引入虛擬卡模式實(shí)現(xiàn)資金流向透明化，規(guī)避墊資風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)漏洞，同時(shí)通過預(yù)算分析優(yōu)化費(fèi)用結(jié)構(gòu)，提升資金使用效率。
從深圳到全國(guó)，從傳統(tǒng)物業(yè)到智慧管理，之平物業(yè)的實(shí)踐為行業(yè)提供了可復(fù)制的轉(zhuǎn)型模板，通過 “檔案電子化、收入多元化、成本精細(xì)化、管理智能化” 的組合策略，實(shí)現(xiàn)規(guī)模擴(kuò)張與精細(xì)化管理的平衡。未來(lái)，隨著二期優(yōu)化計(jì)劃推進(jìn)，雙方將進(jìn)一步深挖數(shù)據(jù)價(jià)值，推動(dòng)物業(yè)行業(yè)從 “人力密集型” 向 “人機(jī)協(xié)同型”“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)型” 轉(zhuǎn)型。
