作為中國(guó)領(lǐng)先的IDC企業(yè)，世紀(jì)互聯(lián)在差旅場(chǎng)景中曾面臨票據(jù)整理、墊資壓力、數(shù)據(jù)分散等挑戰(zhàn)。通過(guò)引入合思商旅全場(chǎng)景智慧解決方案，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了差旅管理從申請(qǐng)、預(yù)定、報(bào)銷的全流程線上化升級(jí)，顯著提升了報(bào)銷效率，讓差旅成本更透明、預(yù)算執(zhí)行更精準(zhǔn)，成為IDC 行業(yè)差旅數(shù)字化管理的實(shí)踐案例。
審批效率
發(fā)票核銷工作量
預(yù)算管控
“世紀(jì)互聯(lián)始終重視組織效率與管理精細(xì)化建設(shè)。隨著全國(guó)業(yè)務(wù)持續(xù)拓展，跨區(qū)域協(xié)作日益頻繁，差旅管理成為支撐高效運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。為更好地服務(wù)客戶、提升員工體驗(yàn)、強(qiáng)化財(cái)務(wù)管控，世紀(jì)互聯(lián)攜手合思打造智能化、一體化的差旅與費(fèi)用管理新范式。”
—— 世紀(jì)互聯(lián)
世紀(jì)互聯(lián)成立于1996年，是國(guó)內(nèi)第一家中立的第三方IDC企業(yè)也是中國(guó)第一家美股IDC上市公司（2011年在納斯達(dá)克上市，股票代碼：VNET）。作為科創(chuàng)型數(shù)字新基建龍頭企業(yè)，公司走出了一條“重資產(chǎn)投資+精細(xì)化運(yùn)營(yíng)+自主研發(fā)創(chuàng)新”的路徑，構(gòu)建了覆蓋全國(guó)30多個(gè)城市的50多座數(shù)據(jù)中心，基地型業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)容量達(dá)到674MW，城市型業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)機(jī)柜數(shù)接近52000個(gè)，形成輻射京津冀、長(zhǎng)三角、粵港澳等核心區(qū)域的數(shù)字化底座，員工規(guī)模近2500人。
世紀(jì)互聯(lián)業(yè)務(wù)端出差需求頻繁，傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，票據(jù)整理與審批流程占用員工精力，影響一線工作效率。
通過(guò)合思費(fèi)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)發(fā)票與消費(fèi)訂單自動(dòng)關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)定時(shí)自動(dòng)提交報(bào)銷；差旅憑證自動(dòng)推送至 SPA 系統(tǒng)，證據(jù)鏈完整，減少人工操作。
合思費(fèi)控>業(yè)務(wù)人員出差需先行墊付機(jī)酒、餐飲、打車等費(fèi)用，存在資金占用周期；全國(guó)分子公司員工報(bào)銷時(shí)需郵寄紙質(zhì)單據(jù)，存在物流成本及單據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)，隱性成本有優(yōu)化空間。
員工通過(guò)合思商旅平臺(tái)預(yù)定機(jī)酒等服務(wù)，企業(yè)直接與供應(yīng)商結(jié)算，實(shí)現(xiàn)免墊資、免報(bào)銷，降低資金壓力和管理成本。
合思商旅>差旅數(shù)據(jù)線上線下分散，預(yù)算執(zhí)行和消費(fèi)行為難以保持實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致預(yù)算管控具有時(shí)效性；同時(shí)，消費(fèi)合規(guī)性存在進(jìn)一步加強(qiáng)的空間，可確保消費(fèi)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。
通過(guò)合思 BI 系統(tǒng)打通外部預(yù)算系統(tǒng)，訂單與智信云系統(tǒng)實(shí)時(shí)校驗(yàn)預(yù)算；利用 BI 工具監(jiān)控時(shí)空異常、大額消費(fèi)、非工作日用車等，事后追溯合規(guī)性，提升數(shù)據(jù)整合能力和管控精度。
合思BI>在 IDC 行業(yè)，差旅效率直接影響客戶響應(yīng)速度與業(yè)務(wù)拓展節(jié)奏。世紀(jì)互聯(lián)作為行業(yè)龍頭，始終致力于提升組織運(yùn)營(yíng)效率與員工體驗(yàn)。隨著全國(guó)業(yè)務(wù)布局不斷深化，2500余名員工的差旅頻次持續(xù)增長(zhǎng)，世紀(jì)互聯(lián)啟動(dòng)差旅管理體系，引入合思商旅解決方案。
合思商旅的介入，從三個(gè)維度優(yōu)化了世紀(jì)互聯(lián)的差旅報(bào)銷體系：
第一步：打通全場(chǎng)景消費(fèi)入口，實(shí)現(xiàn) “免墊資”
合思平臺(tái)聚機(jī)票、酒店、火車、打車、餐飲等全品類供應(yīng)商，員工通過(guò)合思平臺(tái)可直接預(yù)定服務(wù) —— 機(jī)票直連 12306 與各大航司，酒店覆蓋華住、錦江等連鎖集團(tuán)，打車整合滴滴、曹操等 31 個(gè)車型，所有消費(fèi)由企業(yè)統(tǒng)一與供應(yīng)商結(jié)算，員工無(wú)需墊付。線下臨時(shí)消費(fèi)也可關(guān)聯(lián)申請(qǐng)單額度，通過(guò)合思合作商戶完成，納入企業(yè)結(jié)算，告別 “墊資 - 報(bào)銷” 循環(huán)。
第二步：構(gòu)建實(shí)時(shí)預(yù)算防火墻，杜絕 “事后算賬”
通過(guò)合思系統(tǒng)與世紀(jì)互聯(lián)智信云預(yù)算平臺(tái)的 API 對(duì)接，每一筆訂單提交前自動(dòng)校驗(yàn)對(duì)應(yīng)部門剩余預(yù)算：未超支則允許通過(guò)；若超支，系統(tǒng)實(shí)時(shí)提示并觸發(fā)相應(yīng)流程，避免傳統(tǒng)模式下 “先消費(fèi)后發(fā)現(xiàn)超支” 的被動(dòng)局面。部門管理者可通過(guò)合思 BI 看板實(shí)時(shí)查看預(yù)算使用數(shù)據(jù)，支持根據(jù)業(yè)務(wù)優(yōu)先級(jí)動(dòng)態(tài)調(diào)整分配，讓預(yù)算更好地支撐業(yè)務(wù)開展。
第三步：BI 工具全維度監(jiān)控，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)合規(guī)與優(yōu)化
合思 BI 工具通過(guò)多維度分析，提升差旅數(shù)據(jù)整合與合規(guī)性管理：
● 異常消費(fèi)識(shí)別：通過(guò)時(shí)空比對(duì)發(fā)現(xiàn)消費(fèi)與行程不符等情況，觸發(fā)財(cái)務(wù)復(fù)核；
● 成本優(yōu)化分析：生成 “各城市酒店均價(jià)對(duì)比”“機(jī)票提前 7 天預(yù)定節(jié)省率” 等報(bào)表，為采購(gòu)部門談判協(xié)議價(jià)提供數(shù)據(jù)支撐。
自 2024 年 7 月上線后，世紀(jì)互聯(lián)的差旅管理效率顯著提升 —— 員工報(bào)銷周期大幅縮短，差旅事務(wù)性負(fù)擔(dān)顯著降低；2024 年 11 月差旅 GMV 突破百萬(wàn)，企業(yè)資金使用效率提升，財(cái)務(wù)管理更加透明高效。這一方案助力世紀(jì)互聯(lián)優(yōu)化了差旅管理模式，通過(guò)全流程數(shù)字化，打造更高效敏捷的運(yùn)營(yíng)體系。
